Kamis, 06 November 2014

HOUSEKEEPING MAKE UP ROOM

Dibawah ini istilah – istilah yang biasa digunakan ;

Istilah
Abreviation
Status Kamar
Vacant Clean
  VC
Kamar siap jual
Vacant Clean Inspection
VCI
Kamar siap jual akan tetapi masih dalam keadaan inspeksi/pengecekan lebih lanjut
Vacant Dirty
VD
Kamar yang siap jual tetapi masih dalam keadaan belum dibersihkan.
Sleep Out
SO
Kamar yang sudah di tempati ( terjual ) akan tetapi tamunya tidak menempatinya, dan status kamarnya masih occupied
Occupied
Occ
Kamar yang sudah terjual
Occupied no luggage
ONL
Kamar yang sudah terjual dan  ada penghuninya akan tetapi tidak membawa barang – barangnya
Out of service
OS
Kamar yang untuk sementara tidak untuk dijual
Out of Order
OOO
Kamar yang masih dalam keadaan perbaikan (maintenance )
Don’t Disturb
DND
Kamar yang occupied yang  penghuninya tidak ingin diganggu selain ada permintaan dari penghuninya
Expected Arrival
EA
Kamar yang sudah di booking dengan status confirm.
Expected Departure  
ED
Kamar yang sudah confirm check out.
 
istilah – istilah yang biasa di pakai dalam hubungan keduanya, adapun untuk kategory VIP pada umumnya  management hotel  menyusunya dengan kategory – kategory yang dikondisikan  dengan market tamu-tamunya.Pada umumnya kategory VIP  memiliki tingkatan yang berbeda-beda dalam memberikan  extra service nya.
Selain istilah – istilah room status juga type kamar juga harus dipahami kedua department tsb, misalnya untuk kamar yang memiliki tempat tidur single mereka memakai kode TWN, untuk kamar yang menggunakan tempat tidur type queen memakai kode QWN, untuk kamar yang memiliki tempat tidur double mereka menggunaka kode KING, begitu pula dengan  type kamarnya mulai dari standard room atau classic diberi kode misalnya STD atau DLX,   untuk Suite atau Executive diberi kode SUT 1, SUT2 atau EXC1, EXC2 sampai dengan  type president suite atau penthouse.
Untuk kode – kode tersebut bukan merupakan hal yang baku, management hotel  menentukan kode-kode tersebut untuk di install dalam system.
                                            
Daily task yang melibatkan keduanya misalnya dalam membuat laporan status kamar ;

Housekeeping Department, Order Taker officer akan membuat dan  melaporkan kepada front desk attendant  mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya berdasarkan laporan dari setiap floor supervisor. Hal ini penting supaya front desk attendant bisa mengetahui status Kamar-kamar yang akan dijual. System pelaporan ini  sudah bisa diakses lewat system komputer   dengan cara  menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan kecanggihan system yang dipakai.sebagai referensi system yang biasa di pakai adalah MYOH, FIDELIO dan OPERA. 
Dari Front Desk attendant  akan melakukan kegiatan yang  meliputi hal-hal berikut :
  1. Mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi kepada F&B outlet dan Housekeeping atau department lain yang berkaitan dan memiliki kepentingan kerja.
  2. Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).
  3. Memberitahukan kepada Housekeeping Department  mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out dan statusnya EA.
  4.  Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain jika terjadi perpindahan kamar.

Pada dasarnya Housekeeping department memiliki data tersebut baik secara manual atau akses dari system hanya saja akan lebih baik hal ini  dilakukan untuk mengurangi kecerobohan.apabila terjadi room discrepancy maka sebaiknya dilakukan investigasi oleh kedua departement tsb.

Selain Front Office department, Sales & Marketing department juga dalam hubungan kerja memilki kedekatan, hanya saja sales & marketing department akan mendapat kan informasi tentang kamar-kamar yang siap jual melalui front office department, dan semua pembookingan kamar yang dilakukan oleh sales & marketing department akan melalui dan mekanisme Front office Department yang  akan diteruskan ke housekeeping department.

Laundry Department
Laundry department adalah tetangga terdekat  ,  secara psikologis managementnya hampir memiliki kesamaan , hanya saja ruang lingkup kerja  laundry department tidak seluas housekeeping department.
Corridor kerja kedua department ini bagaikan adik dan kakak dalam sebuah keluarga, secara design lokasi housekeeping office selalu berdekatan dengan laundry office, bahkan ada pula sebagian hotel yang menyatukan housekeeping dengan laundry dibawah satu atap housekeeping department.
Hubungan kerja erat yang tampak jelas  housekeeping dengan laundry salah satunya supply linen untuk kebutuhan floor section,public area section,  guest laundry, uniform karyawan, kelengkapan lainnya sebagai tools dalam kegiatan cleaning process.

Engineering Department
Hubungan kerja antara Housekeeping department dengan engineering department merupakan partner kerja yang tidak akan pernah putus hubungannya.Kerkaitan Housekeeping department dengan Engineering department sudah merupakan hal yang mutlak, dalam bahasa gurau sudah “ kutukan” bahwa engineering department akan selalu disibukan oleh pekerjaan housekeeping department yang begitu tide.

Hubungan kerja dapat dilihat diantaranya sebagai Berikut :

  1.  Perbaikan dan pemeliharaan equipments  menyangkut operasional seperti  AC, Supply air bersih, listrik .
  2.  Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di fasilitas floor section atau fasilitas public area 
  3. Mengerjakan  work order dari housekeeping dengan tingkat urgency .
  4.  Menginformasikan kepada  housekeeping department  dan front office department tentang perbaikan yang memerlukan jangka waktu lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order, dan akan menginformasikan kembali jika sudah selesai dalam maintenance.
  5.  Melakukan program perawatan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, seperti painting, maintenance AC dll.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara Housekeeping department dengan engineering department  sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, secara otomatis  pekerjaan housekeeping akan  terganggu. Oleh karenanya housekeeping department  akan selalu memerlukan engineering department.

Food and Beverage Department
F&B department merupakan object paling demandings dalam pelayanan kebersihan, perawatan peralatan, akan tetapi sudah barang tentu permintaan pelayanan kebersihan ini adalah wajib hukumnya. Tidak ada  kata “ tidak bisa”  , “tidak ada staff” , atau “ tidak mungkin” semua argument – argument itu harus di hilangkan. Housekeeping department yang merupakan pertahanan terdepan dalam menjaga dan merawat agar peralatan – peralatan tetap dalam kualitas baik dan sesuai dengan umur perlatan tsb harus dapat menunaikan kwajiban itu.
Outlet – outlet F&B seperti restaurant, bar, dan meeting room merupakan ruangan – ruangan yang kebersihannya, perawatan furniturenya mutlak harus di jaga dan dirawat.
Tehnik – tehnik perawatan seperti polishing, brooming, brushing dll. Dalam memenuhi rangka menjaga dan merawat harus dilakukan secara intensif dan terrecorded.
Kegiatan housekeeping selain daily task cleaning, seperti melakukan kegiatan special project ini dimaksudkan agar memilki schedule khusus perawatan sehingga peralatan atau furniture terawat dengan baik.
Public area section merupakan yang paling dominan hubungan dalam kegiatan pekerjaannya, begitu pula floor section , linen and uniform section serta florist section terlibat dalam kegiatan pemenuhan permintaan pelayanan F&B outlet.
Accounting Department section Purchasing
Purchasing section yang di kepalai oleh purchasing manager yaitu merupakan  section dalam acoounting department yang yang sering kali berhubungan dengan Housekeeping Department tentu dalam kegiatan operasionalnya akan selalu membutuhkan equipment – equipment yang bersipat jangka panjang atu jangka pendek ( umur equipment). Kebutuhan operation setiap section. Floor section pasti membutuhkan supply linen, furniture yang memadai dan sesuia dengan kebutuhan operation, Section public area tentunya membutuhkan chemical yang berkualitas yang low budget high impact, juga kebutuhan mesin cleaning seperti vacuum cleaner, mop, broom , cloth, sponge, carpet sweeper dll, untuk linen section kebutuhan linen stock dan semua perlengkapan kamar, uniform karyawan, alat – alat taylor serta kelengkapannya, order taker desk tentu membutuhkan paper, buku untuk log book, Work order pad, PR ( purchase Requets ) pad dll. Begitu juga dengan florist  membutuhkan aneka ragam bunga, tanaman, pot bunga dll. Kesemua permintaan kebutuhan itu tidak serta merta dating dengan sederhana tanpa mekanisme yang benar. Purchasing department merupakan sarana untuk mengakomodir permintaan tersebut. Order taker officer akan mengakomodir segala kebutuhan operational ini dengan mengirimkan PR ( purchase request )  ke Purchesing officer. Sebaiknya dalam membuat PR ini data stock in – out nya serta stock harus valid berdasarkan inventory yang updated, hal ini untuk mencegah ( avoid ) penumpukan barang yang useless. Kecenderungan dilapangan yang terjadi pada saat operational yaitu keterlambatan datangnya barang yang di minta merupakan problem yang biasa di hadapi pada setiap perusahaan, oleh karena itu sebagai tips agar dalam pemenuhan kebutuhan operational berjalan lancar, kunci utamanya setiap section harus mempunyai jadwal yang konsisten dalam inventory dan memiliki estimasi yang benar dalam menentukan barang yang mau di pesan ( order ). Sering kali pada saat melakukan order barang supervisor section hanya melihat stock yang ada dan assumsi.  Pada saat melakukan Purchase Request selain mencantumkan item yang akan di beli, kuota nya, alangkah baiknya juka kita mengetahui supplier atau company penyedia atau distributornya hal ini dilakukan agar dala pemesanan bias effektif dan effisien, ini hanya dilakukan untuk pemesanan barang yang baru atau mengganti kualitas barang dengan supplier baru.

Purchasing officer  akan merasa terbantu jika dalam order suatu barang  hari ini minta hari ini ada, boleh saja dilakukan dengan tingkat pengecualian dan harus melalui approval GM. Barang – rang yang di peasan Housekeeping department setelah melalui mekanisme  dan birokrasi yang tepat pada umumnya akan di distribute ke store, maka Housekeeping staff hanya boleh mengambil setiap purchase melalui store. Mengapa Demikian ? Setiap barang yang masuk dan keluar yang digunakan untuk kebutuhan operasional harus terrecord dalam administrasi yang baik dengan memiliki catatan fisik berupa log book manual, dan secara komputerisasi ( system ). Hal ini sangat penting agar management puncak khususnya Finance department bias mengopntrol keuangan atau expenses.

Di era sekarang system purchase request sudah lebih maju dengan menggunakan system computer agar menghemat waktu birokrasi, tetapi perlu di ingat bahwa hal yang manualpun seperti membuat  purchase request  harus tetap dilakukan, hal ini di peruntukan mencegah discrepancy dan penyalahgunaan wewenang.

Accounting Department cost and revenue section.
Perlu diingat bahwa housekeeping adalah salah satu department yang dalam kegiatan bisnisnya merupakan penyumbang revenue yang cukup  tinggi,akan tetapi housekeeping juga merupakan cost center .selain karyawan  yang cukup banyak juga kebutuhan akan peralatan – peralatannya cost nya tinggi.oleh karenanya seorang executive housekeeper harus pandai membaca profit and loss statement. Dengan mencermati setiap nilai angka yang tertera pada P&L statement tersebut dengan teliti lalu di sesuaikan data tersebut dengan yang dimiliki internal sendiri, apabila terjadi perbedaan, sebaiknya clarified terlebih dahulu dengan chief accountant. Yang pada umumnya terjadi adalah kesalahan pada postingan Purchase request kebutuhan operational Housekeeping Department dengan kebutuhan operational engineering department atau department lainnya.     
Accounting department akan memberikan  profit and loss statementnya setiap bulan, tentunya berdasarkan data yang didapat dari purchase department untuk cost utilitiesnya, dan cost of employee dari Human Resourcesnya serta department lainnya yang terkait.
Selain purchasing, cost and revenue center section section lainnya seperti receiving, store juga kerap kali berhubungan dengan housekeeping department.
Security Departement
Security  Department berkewajiban menjaga keamanan secara keseluruhan atas asset- asset  company, Bukan hanya housekeeping department saja yang berkepentingan semua department sangat berkepentingan dengan security department.akan tetapi yang akan kita bahas adalah sekitar kegiatan housekeeping yang kerap kali berhubungan denga security department. Bentuk kegiatan itu diantaranya dilibatkannya sebagian besar atau seluruh karyawan housekeeping dan fire team khususnya bagian evakuasi tamu, kemudian prosedur loss and found yang harus melibatkan security dan front office department.
 Menurut data statistic beberapa hotel yang saya dapatkan ,  case untuk housekeeping jauh lebih sedikit dibanding F&B department, akan tetapi case nya walau kecil tapi dalam penyelesain cukup rumit.
Tentunya security department sudah memiliki mekanisme dan system yang tepat untuk menyelesaikan setiap case yang muncul.
Selain department – department yang telah di uraikan Housekeeping department juga secara langsung atau tidak langsung memiliki keterikatannya dengan department lainnya yang tidak diuraikan  diatas seperti Sales and Marketing, Public Relation dan Human Resources. 

I.                    JOB DESCRIPTION

       Penjelasan  tugas atau Job description merupakan hal yang perlu dipahami dalam organisasi housekeeping department. Job Description merupakan rangkaian atau tugas – tugas pekerjaan apa saja yang harus dilakasanakan sesuai dengan posisinya dan terhadap siapa harus bertanggung jawab.
Struktur organisasi yang tersusun yang disesuaikan dengan factor psikologisnya  dan fisiologisnya diharapkan akan memberikan kesan posistif dalam berorganisasi demi mencapai tujuan.
Penyusunan job description yang baik dan tepat merupakan salah satu kunci dalam mencapai kesuksesan. Job Description yang teralalu berbelit penuh dengan birokrasi akan menyulitkan dan akan menghambat pada kegiatan operasional. Job Description ini dimaksudkan agar karyawan atau staff memahami urutan kerja secara benar, karena job description ini juga yang akan mengukur kualitas pekerjaan itu sendiri . oleh karenanya setiap karyawan atau staff diwajibkan memahami apa yang menjadi tugas dan kewajibannya.
Baiklah, kita urutkan job description masing – masing posisi secara phyramid.

Executive Housekeeper
Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu dalam organisasi housekeeping, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi aspek operational dan administrasi.
Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa, memprediksi, membuat estimasi yang  benar dan execute yang tepat sasaran. Tanggung jawab yang di embannya sangat besar, reporting  langsung kepada Room Division Manager atau Executive Assistant Manager atau dapat  juga langsung kepada General Manager, hal ini disesuaiken dengan struktur organisasi yang dibuat management.
Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban pokok seorang executive housekeeper secara garis besar ;
  1. Mengkoordinir seluruh section yang berada dalam organisasi housekeeping department.
  2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan asset untuk semua section yang tentunya disesuaikan dengan budget yang ditentukan.
  3. Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.
  4.  Melakukan  evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
  5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk  kebutuhan  barang-barang (alat-alat) keperluan housekeeping.
  6. Melakukan  kontrol dalam segi managing cost / penghematan tanpa mengurangi kualitas pelayanan.
  7. Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.
  8. Supervisi yang details dan critism  terhadap semua kegiatan operational .
  9. Analisa terhadap segala bentuk keluhan   dan action yang tepat dengan memberikan solusi yang baik.
  10. Coaching, Training untuk semua staff housekeeping.
  11. Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi  hasil kerja dan solving problem yang timbul.
  12. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
Selain tugas - tugas dan kewajiban yang tertera diatas adapula pekerjaan  –  pekerjaan yang merupakan tugas  dan kewajiban tambahan sebagai  seorang executive housekeeper. Tugas itu diantaranya ;
  1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan housekeeping.
  2. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan semua karyawan
  3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
  4. Negosiasi dengan supplier.
Assistant Executive Housekeeper
Pada Umumnya tugas dan jabatan assistant executive housekeeper yaitu membantu tugas yang di embankan kepada Executive housekeeper.Wilayah tugasnya adalah hampir sama dengan tugas dan kewajiban executive haousekeeper.Posisi yang berhubungan dan merupakan staffnya  langsung yaitu semua supervisor section.adapun seorang assistant executive housekeeper bertanggung jawab dan reporting kepada Executive Housekeeper.
Adapun tugas dan kewajiban pokoknya secara garis besar adalah sbb ;
  1. Menerima laporan atau room status dari Front Office department.
  2. Membuat perencanaan , General cleaning, maintenance, special project , tata ruang dll.
  3. Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja.
  4. Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alat – alat kerja yang effektif dan effisien dalam kegiatan housekeeping.
  5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
  6. Melakukan controlling  dalam segi penghematan / Managing cost.
  7. Random checking  di semua wilayah kegiatan housekeeping dan dengan metode  on the spot checking
  8. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya  dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.
  9.  Menampung, menganalisa  setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu dan melakukan tindakan – tindakan untuk solving problemnya.
  10. Menyelenggarakan training , coaching dan menthoring untuk semua staff housekeeping.
  11. Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka  evaluasi kerja.
  12. Membuat schedule dan log inventory peralatan housekeeping secara periodeik guna melakukan  analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

Selain tugas dan kewajiban diatas, seorang assistant executive housekeeper harus dapat ;
-          Membantu kelancaran operasional.
-          Melakukan penilaian / appraisal  penampilan kerja bawahan langsung.
-          Monitoring  masalah produktivitas kerja.
-          Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
-          Menyelenggarakan briefing dan meeting.
Housekeeping Floor Supervisor
Untuk posisi supervisor pada umumnya tugas dan kewajibannya yaitu sama dengan yang memikul  tanggung jawab di public area, floor, Linen, dan florist.  Yaitu Melaksanakan seluruh kegiatan  operasional ,  Membuat  administrasi yang baik dan benar, Melakukan  pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, penataan, kelengkapan semua section baik floor, public area,sampai dengan  station atau linen room.
Floor supervisor tugas dan kewajibannya adalah ;
  1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA,  ED, atau status lainnya yang di distribusikan  ke roomboy atau room maid.
  2. Melakukan double check untuk  kamar-kamar yang telah dibersihkan dan akan siap jual.
  3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
  4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada roomboy and room maid .
  5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
  6. bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
  7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
  8. Menghandle Lost and Found.
  9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
  10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
  11. Membuat time schedule .
  12.  Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
  13. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
  14. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
  15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.
Selain tugas – tugas diatas tsb, seorang supervisor diwajibkan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya, melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.
Public Area Supervisor
Tugas dan kewajibannya hampir sama dengan floor supervisor, selain tugas pokok publia area supervisor juga berkewajiban untuk menciptakan keharmonisan kekompakan kerja, penilaian, internal meeting dll.Adapun yang sedikit membedakannya adalah ;
  1. Menerima Laporan event  berupa function sheet dari F&B department dan di distribusikan  ke houseman.
  2. Melakukan double check untuk  ruangan – ruangan meeting atau F&B outlet  yang telah dibersihkan.
  3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
  4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada houseman.
  5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
  6. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
  7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
  8. Menghandle Lost and Found.
  9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies.
  10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
  11. Membuat time schedule .
  12.  Leading set-up dan clear-up furniture insituasional function .
  13. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
  14. Memerikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.
  15. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau  executive housekeeper.
Linen Supervisor
Begitu pula dengan posisi atau jabatan linen supervisor tugas dan kewajibannya sama dengan floor supervisor atau public area supervisor. Urutan pekerjaannya sebagai berikut ;
  1. Menerima Laporan dari Front Desk informasi tamu kamar yang EA,  ED, atau status lainnya yang di distribusikan  ke linen attendant .
  2. Melakukan double check dan menerima permintaan  untuk  uniform, linen, towels bersih yang akan digunakan.
  3. Mencatat dan melaporkan mengenai , uniform , linen atau towels damages serta hasil perbaikannya.
  4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada linen attendant.
  5. Mengawasi operasional dan administrasi serta double check untuk setiap purchase  request untuk setiap Material linen.
  6. Bertanggungjawab atas persediaan Linen Supplies beserta stock, juga uniform karyawan.
  7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
  8. Membuat log inventory linen, uniform .
  9. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
  10. Membuat time schedule .
  11.  Mengatur  schedule annual leave karyawan.
  12. Memberikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
  13. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau executive housekeeper.
Selain tugas – tugas diatas tsb, seorang linen supervisor diwajibakan membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya terutama laundry ,memberikan service terbaik dalam pelayanan uniform untuk karyawan,  melakukan penilaian penampilan kerja staff, menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, melaksanakan semua perintah atasan,menyelenggarakan briefing dan meeting internal staff.
Florist Supervisor
Untuk penataan, decoration untuk F&B outlet dan  guest room yang merupakan tugas dan kewajiban section Horticulture.
Section yang bertanggung jawab ini disebut dengan posisi florist supervisor yang membawahi staffnya florist attendant.Seorang florist supervisor di tuntut memiliki keahlian dalam seni menata ruangan, keahlian membuat flower arrangement.
Dibawah ini merupakan beberapa job description untuk seorang florist ;

  1. Menerima Laporan event  berupa function sheet dari F&B department dan laporan status kamar.
  2. Melakukan pengecekan  tanaman atau flower arrangement  kamar tamu atau  meeting room dan F&B outlet.  
  3. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada florist attendant.
  4. Membuat  purchase  request untuk setiap kebutuhan berbagai jenis tanaman.
  5. Bertanggungjawab atas pembuatan mini garden dalam special event.
  6. Menerima laporan kerusakan equipment dan membuat work order.
  7. Membuat log  stock flower dan equipment .Membuat time schedule .
  8. Leading set-up pembuatan mini garden berdasarkan order function sheet .
  9. Mengatur  schedule annual leave karyawan.
  10. Memerikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.
  11. Bila terjadi hal yang tidak semestinya, dan bukan merupakan kewenangannya maka diharuskan report ke assistant executive housekeeper atau  executive housekeeper.
  1. Order Taker Officer
    Order taker section merupakan section dengan Tugas dan kewajiban secara garis besarnya adalah sbb  ;
    1. Menerima Laporan Room status dari Front office department , event function sheet dari F&B department dan di distribusikan kepada setiap supervisor setiap section.
    2. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
    3. Menerima setiap order yang memalui dengan sambungan telepon atau  direct, untuk diteruskan atau di follow up.
    4. Mengelola  administrasi dengan baik .
    5. Membuat  setiap purchase  request untuk setiap Material Requisition
    6. Bertanggungjawab atas persediaan  peralatan administrasi ( office ).
    7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
    8. Menghandle Lost and Found.
    9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dalam system.
    10. Membuat laporan tentang lost , damage  report.
    11. Memberikan perhatian khusus untuk  function atau event – event VIP.

    Room boy
    Room boy yaitu suatu posisi atau jabatan yang dalam bertanggung jawab dalam kebersihan dan kenyaman khususnya kamar tamu.
    Pada umumnya job descriptionnya sbb ;
    1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan mengisinya pada  Room Boy Sheet dengan kode yang ditentukan sesuai dengan status nya .
    2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
    3. Mengontrol inventory, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.
    4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi kelengkapan tempat tidur, bath toom, living room sesuai dengan standard yang ditentukan.
    5. Making bed dengan technik yang benar.
    6. Mengganti linen atau towel yang kotor di setiap kamar.
    7. Melakukan moping, vacuum cleaning dan shampoing carpet. 
    8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, atau kejadian yang tidak layak kepada floor supervisor.
    9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
    10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
    11. Merapikan kembali  linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke  Station Floor/ pantry  masing-masing.
    12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley chart.
    13. Menerima dan melaksanakan tugas yang diperintahkan Floor Supervisor.
    14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

    Public Area Attendant
    Staff atau karyawan yang bertanggung jawab atas kebersihan, kelengkapan , kenyamanan ruangan yang meliputi banyak orang dan kebersihan kantor – kantor disebut dengan posisi Public area attendant.
    Dibawah ini beberapa job description seorang public area attendant;
    1. Membersihkan seluruh Public Area seperti Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya.
    2. Membersihkan dan melakukan pemeliharaan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.
    3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
    4. In charge pada ruangan yang sednag digunakan untuk  kegiatan / event  function, meeting, party dan lain-lain.
    5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
    6. Merawat pot tanaman dan membersihkannya dari sampah-sampah di sekelilingnya.
    7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
    8. Membersihkan parkir area.
    9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.
    10. Melaksanakan general cleaning sesuai dengan schedule .
    11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control
    12. Menerima dan  melaksankaan tugas yang diperintahkan public area supervisor.
    13. Bekerjasama dengan baik dengan rekan kerja department lainnya.

  2. I.                    EQUIPMENT  DAN CARA PENGERJAANNYA

    Dalam melakukan kegiatannya Housekeeping department identik dengan perlatan-peralatan kebersihan berupa mesin  ataupun manual.Faktor kualitas kebersihan tidak hanya ditentukan dengan kecanggihan mesin – mesin yang modern akan tetapi yang paling penting yaitu faktor Sumber daya manusia, kualitas skill karyawan housekeeping dalam melaksakan job descriptionnya.Oleh karenanya Training skill dan knowledge setiap karyawan merupakan faktor yang sangat penting. Konsistensi training dan modul-modul training yang effektif dan effisien salah satu pendukung mengasah ketrampilan dan menjaga kualitas pelayanan. Training skill setiap technik dalam kegiatan housekeeping harus diutamakan, dan secara konsisten dilakukan dengan time schedule yang tepat. Terkadang dalam keadaan  full house terkadang untuk training skill ini terkadang terabaikan peneyelenggaraannya, adalah hal classic yang beralasan bahwa, kamar penuh, function banyak, staff libur, dan berbagai alasan lainnya.oleh karenanya jiwa leadership seorang pimpinan harus memiliki sikap tegas.
    Dalam kegiatannya housekeeping department akan selalu identik kegiatan yang menguras energi, oleh karenanya technik – technik kegiatan housekeeping yang benar. Penggunaan Technik yang benar dalam kegiatan housekeeping ini sangat penting menyangkut efek baik atau buruk kesehatan karyawan housekeeping tersebut. Mengapa demikian ? Tentu hal ini sangat penting mengingat perlatan yang digunakan dalam kegiatan housekeeping   kerap kali menggunakan peralatan yang berhubungan dengan electricity dan memiliki beban berat yang lumayan.Pengetahuan dan penguasaan technik yang benar dalam setiap penggunaan peralatan adalah modal dasar sebagai karyawan housekeeping, dengan pengetahuan dan penguasaan technik yang benar akan menunjang kualitas pekerjaan itu sendiri.
    Selain berpengaruh pada kualitas pekerjaan, dengan penghetahuan dan penguasaan peralatan yang baik dan benar akan berdampak pada usia peralatan tersebut.Sebaliknya bila seorang karyawan housekeeping tidak dengan baik menguasai dan memilki pengetahuan tentang pemakaian, technik pengerjaannya maka kualitas pekerjaan akan buruk serta tidak menutup kemungkinan usia peralatan tersebut akan dengan cepat mengalami kerusakan.
    Jika peralatan dengan cepat akan mengalami kerusakan tentu akan berpengaruh sekali dengan operasional  dan berpengaruh pada expenses housekeeping department.
    Beberapa pekerjaan  dalam kegiatan housekeeping yang populer atau yang paling sering dilakukan oleh karyawan house keeping department diantaranya ;

    Making Bed
    Dalam technik making bed merupakan modal utama untuk seorang room boy atau  room maid akan tetapi sebaiknya setiap karyawan yang berada di bawah naungan Housekeeping Department harus bisa melakukan  making bed  ,penguasaan technik making bed bukan hal yang sulit, melelahkan dan menyeramkan  asalkan saja jika dilakukan dengan penguasaan technik yang benar.
    Memang benar dalam kegiatan making bed jika dilakukan dalam intensitas yang tinggi akan berefek pada kesehatan, misalnya back pain.   
    Akan tetapi apabila kegiatan making bed dilakukan dengan baik dan benar bisa mengurangi dampak negative seperti back pain  tersebut.

     Ada berbagai technik making bed yang dilakukan, hal ini disesuaikan dengan standard yang di tentukan. Sebagai ilustrasi making bed pada umumnya menggunakan bed cover  dan  duvee.        
    Tahap – tahap  dalam technik making bed menggunakan bed cover ;
-          Kenali jenis bed yang di gunakan   ( telah diuraikan berbagai ukuran bed dalam bab Room Facilities )
-          Pilih bed sheet yang sesuai dengan ukuran bed tersebut.
-          Check seluruh bagian kasur ( matrass ) untuk memastikan bahwa matrass dalam keadaan kering, tidak ada bagian yang robek, dan pastikan matras bebas dari bug
-          Pastikan matrass tertutup dengan bed pad .
-          Untuk memudahkan proses making bed, dorong dahulu bed ke depan.
-           Sheet pertama di tebar dengan menggunakan technik menjaring seperti menggunakan  jala. Sheet pertama harus menutupi selutuh bagian matras dengan posisi bagian jahitan sheet yang terdapat pada seluruh sisi bed sheet harus menutup ke bawah.
-          Rapihkan bed sheet pertama dengan memasukan semua sisi bed sheet diantara sisi matras.
-          Tebarkan bed sheet kedua dengan menggunakan technik menjala dengan  posisi bed sheet jahitannya terbuka ke atas.
-          Setelah sheet kedua, kemudian tebarkan blanket menutupi bagian bed dengan sisi yang sama, berikan jarak 40 cm pada bagian atas matras.perlu diperhatikan cap blanket di simpan di ujung paling bawah.
-          Kemudian tutup blanket dengan top sheet dengan posisi jahitan linen tertutup ke bawah.
-          Kemudian lipatkan bed sheet kedua bagian atas untuk menutupi blanket dan top sheet, masukan semua sisi kiri dan kanan  bagian depan  matras terlebih dahuku dengan maksimal sampai  sikut sebagai patokannya pada saat memasukkan bed sheet yang masih terurai, untuk mengencangkan.  Hal yang perlu diperhatikan pada saat jongkok dalam merapihkan bed sheet gunakan lutut sebagai penyangga tubuh jangan berjongkok dengan membungkuk
-          Kemudian bagian belakang dirapihkan terlebih dahulu kemudian kedua  sampingnya agar membentuk segitiga dengan sudut 45o atau 90o.
-          Kemudian kencangkan semua sisi bagian sampai terlihat kencang dan rapi.
-          Tutupkan bed cover mulai dari bagian bawah dengan secara teratur setiap sisinya
-          Pada saat meletakan pillow kedua sisi yang terbuka harus diletakan berhadap-hadapan.
-          Tutupkan kedua pillow tsb dengan bed cover.

Setelah selesai proses menutup dan merapikan bed cover untuk mempercantik bisa di hias dengan peletakan cussion diatasnya.

Making bed menggunakan duveet
Pada umumnya techniknya sama dengan technik making bed.
 
Brushing
Dalam technik brushing ada dua macam cara  yaitu technik brushing manual dan  brushing dengan menggunakan mesin. Dalam bahasa indonesia  brushing itu artinya menyikat. 
Technik brushing pada umumnya dilakukan untuk public area section, kegiatan ini dilakukan sebagai special project misalnya untuk brushing lantai corridor basement, employee toilet, locker room dan ruangan-ruangan lainnya.
Tools yang digunakan dalam technique brushing ini disesuaikan dengan luas area, kondisi area, seberapa kotor ( kita bisa memperkirakannya ), setelah kita melakukan steps diatas kemudian kita memutuskan dengan cara apa yang sesuai manual atau memakai mesin brushing dan menentukan chemical yang semestinya digunakan.
Tools yang diperlukan diantaranya sikat ( hand brush ), mesin sikat, chemical,sprayer, service towel.


 
Polishing
Polishing ialah kegiatan yang dilakukan selain membersihkan bertujuan juga untuk membuat benda kelihatan kinclong serta yang paling utama dengan polishing menjaga dan mempertahankan kualitas benda itu sendiri menjadi lebih tahan lama.Kegiatan polishing biasanya dilakukan untuk benda – benda furniture, stainless steel, benda yang berlapis emas, perak dan perunggu, bisa juga lantai granit.Sama halnya polishing juga bisa dilakukan manual atau menggunakan mesin polishing.
Tools yang digunakan untuk kegiatan polishing diantaranya chemical yang semestinya, service towel, sprayer , mesin polishing.

Shampoing
Kegiatan shampoing dilakukan untuk membersihkan noda pada lantai berkarpet.Kegiatan ini sama dengan  kegiatan brushing hanya saja dilakukan untuk material berkarpet.Hal ini bertujuan untuk menghilangkan noda pada lantai berkarpet dan menjadiakn karpet  lebih bersih dan wangi.
Tools yang digunakan pada saat kegiatan shampoing diantaranya mesin untuk shampoing, chemical , service towel,sponge,  blower , signage cleaning process.
Sebelum melakukan kegiatan shampoing carpet sebaiknya carpet dibersihkan terlebih dahulu dengan vacum cleaner atu dapat juga dapat menggunakan carpet sweeper.
                           
     
                                      
                    Vacum Cleaner                                   Carpet Sweeper                                 
 


Coating
Process coating melakukan kelanjutan dari process brushing floor.kegiatan ini di peruntukan melapisi lapisan permukaan lantai dengan special chemical coating process.
Hal ini merupakan rangkain special project dalam kegiatan public area, pada umumnya dilakukan untuk night shift work. Area atau ruangan pada  saat dilakukan process coating harus bebas dari lalu lalang hal ini sangat berpengaruh pada kualitas process tsb.
Coating process akan menghabiskan waktu minimal 3-4 jam, semakin lama process pengeringan maka hasilnya akan  lebih baik. Setelah benar-benar kering alangkah baiknya area yang di coating agar lebih kinclong lakukan kegiatan dengan floor cleaning.
Tools yang di gunakan diantaranya mesin brushing, wiping cloth, set of moping, chemical brushing, chemical coating, service towel.
Technique coating step-stepnya  sebagai berikut ;
-          Berikan signage ( coating process ) untuk area yang dalam proses coating
-          Lakukan kegiatan brushing untuk area yang akan di lakukan coating.
-          Kemudian bersihkan dengan lakukan kegiatan moping yang sempurna.
-          Setelah area kering lakukan process coating dengan memberikan lapisan chemicalnya dengan rata pada seluruh area  lantai, untuk meratakan cairan chemical coatingnya bisa menggunakan glass washer cloth.
-          Keringkan area   coating minimal 3-4 jam dan Jangan Gunakan Blower.
Moping
Kegiatan moping merupakan kegiatan yang paling sering di gunakan dalam kegiatan kebersihan.Pada kegiatan ini perlu diperhatikan dalam kegiatannya yaitu penggantian air dan mop towelnya.
Gunakan technik mundur pada saat kegiatan moping .
Tools yang digunakan ember, mop towel, service towel, chemical.
Sebelum melakukan mopping sebaiknya lantai di bersihkan dahulu dari sampah – sampahnya.


Dusting
Kegiatan dusting merupakan kegiatan simple dalam kegiatan housekeeping.Dusting process hanya menggunakan service towel.
Brooming
Kegiatan brooming pada umumnya dilakukan untuk kegiatan housekeeping baik didalam ataupun  di luar gedung  seperti  parking area, taman diluar gedung.
 

Wiping
Begitu pula dengan wiping, kegiatan ini sudah tentu akan dilakukan oleh setiap karyawan housekeeping.

   vacum cleaner
 




Diposting oleh di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)