JENIS PEMBAYARAN DI HOTEL

A. Jenis-jenis Rekening Tamu

1. Perorangan (individual/usual bill)
2. Tambahan (extra bill)
3. Inti (master bill)

B. Bagian Pokok Rekening Tamu

1. Kepala/Heading
2. Bagian-bagian Transaksi: tanggal, keterangan, debet (charge), credit, saldo (balance)
3. Keterangan (Remark)

C. Guest Bill

1. transaksi debet rekening tamu, adalah transaksi tamnu selama tinggal di hotel. Terdiri dari: Room, F&B, Telephone, Laudry, Pool, Miscellaneuos Charge, Paid Out, etc.
2. transaksi credit, adalah transaksi yang akan mengurangi jumlah debet rekening tamu. Di antaranya: pembayaran, potongan harga, pemindahan ke bagian piutang, penerimaan transfer bank.
3. keterangan (remark), adalah billing instruction. Ada dua jenis, yaitu: Personal Account => harus ada Credit Card, Transfer Bank, dan Deposit Cash ; Company Account => harus ada Guarantee Letter ataupun Voucher.

D. Prosedur Pembayaran
1.      Cash

-          Hitung uang yang diterima, buat Cash Receipt.
-          Posting ‘paid’ di kolom Credit pada Guest Bill sehingga Balance menjadi nol. Cash Receipt dan Guest Bill distempel ‘paid’.
-          Asli dari Guest Bill dan Supporting Bill untuk tamu.
-          Catat Cash Receipt ke FO. Report sebagai dasar untuk menyetor uang ke General Cashier.
2.      Credit Card

-          Proses Credit Card sesuai total pembayaran yang tercantum di Guest Bill kemudian imprint slip Credit Card dan tanda tangani.
-          Posting di kolom Kredit
-          Berikan salinan asli dari Guest Bill dan slip Credit Card kepada tamu.
-          Catat.
3.      Bank Cheque

-          Jika berupa mata uang asing, buatkan formulirnya lalu kalikan denganmata uang rupiah sesuai harga beli.
-          Prosedur selanjutnya sama dengan cash.
4.      Traveller’s Cheque

-          Dalam menerimanya, tanda tangan harus sama. Minta tamu untuk tanda tangan lagi di belakang cek berikut sertakan nomor identitas.
-          Buatkan formulir mata uang asing, tulis sejumlah harga yang tercantum dan kalikan dengan harga beli rupiah.
5.      Travel Agent Voucher

-          Pastikan pembayaran sudah termasuk Room Only atau Room and Beverage ataupun Room, Breakfast, and Lunch/Dinner.
6. Company Charge

-          Memiliki Contract Agreement
-          Seizing GM dan direktur perusahaan
7.      Cash Sales
-          Posting Cash Sales di kolom Debet pada Guest Bill dan posting lagi ‘paid’ pada kolom Credit sehingga Balance menjadi nol.
-          Buat Cash Receipt sejumlah Cash Sales serta berikan stempel ‘paid’.
-          Catat Cash Receipt pada FO. Cashier Report.
8.      City Ledger
-          Master Bill ditanda tangani dan stempel ‘charge to’.
-          Buat format City Ledger dan kirim berikut Master Bill ke bagian Account Receivable untuk penagihan kepada pihak ketiga.
-          Jika uang cair sudah diterima, buatkan Cash Receipt dan diberikan ke Account Receivable lalu diberikan kepada pihak ketiga.
-          Posting ‘paid’ pada kolom Credit.
-          Catat copy Cash Receipt ke FO. Cashier Report.
-          Catat Folio Balance ke City Ledger Daily Summary pada kolom Credit.

PAID OUT PROCEDURE

1.  Each paid out must be completed and indicate the name of the guest, room number, date, and  description.
2.   Receipts must be attached.
3.  Paid out must be signed.